Equipe: não sabe liderar? Escolha uma ferramenta eficiente

Empreender não é fácil. Além de lidar com as burocracias do dia a dia, você precisa aprender como liderar uma equipe.

23/01/2018 às 22:03

O processo de liderar uma equipe é delicado e exige, acima de tudo, empatia e uma boa ferramenta. É ela que realizará com eficiência a comunicação entre você e seus funcionários. Assim como o monitoramento dos projetos e tarefas destinadas para cada um.  

No mercado, há diversas opções de aplicativos que prometem ajudar nessa missão. Mas que costumam variar de valor, objetivo e usabilidade. A escolha dependerá do tamanho do seu negócio, do perfil de comportamento dos seus colaboradores e da sua relação com tecnologia. Aqui, trouxemos três opções de ferramentas eficientes: duas gratuitas e uma paga.

Ferramentas para gerir uma equipe

Google Keep não é apenas um app de anotações

Começaremos indicando o Keep, um aplicativo do Google altamente eficiente. Por dois motivos pragmáticos: simplicidade e acessibilidade. De quebra, ele é de propriedade do Google. Fato que garante uma experiência no mínimo interessante, e você pode utilizá-lo na versão Web.

Mas antes de chegarmos neste assunto, vamos voltar algumas casas. À primeira vista, o Keep é definido como um mero aplicativo de anotações. Que oferece uma única opção de interação: a de criar Notas.

No entanto, é importante que você não se deixe enganar por essa definição mercadológica. Se você utilizá-lo sem medo e com um objetivo específico. Como o de acompanhar as tarefas de uma equipe, vai perceber funcionalidades úteis.

Passo a passo

O primeiro passo, depois de instalar o aplicativo para Android, iOS e Web, é compreender a Nota como um projeto ou uma tarefa. Ao criá-la, você tem a opção de inserir um título e uma descrição que pode ser a partir de uma imagem, desenho, gravação ou caixas de seleção. E, aqui, é fundamental explorarmos melhor a última opção: caixa de seleção.

Veja como liderar uma equipe.

Digamos que você é um pequeno empreendedor que lidera uma equipe de, no máximo, cinco pessoas. Para cada membro da equipe existe um projeto. Para cada projeto, algumas tarefas, correto?

Com o Google Keep, você consegue descrever, através da opção “Caixa de seleção”, as tarefas para que elas fiquem expostas como se fossem listas e, por fim, consegue delegar a Nota a alguém inserindo o e-mail da pessoa.

Veja como liderar uma equipe.

Assim que você inserir o e-mail e enviar o convite de colaboração, a pessoa receberá uma notificação no aplicativo, além de um e-mail avisando que uma Nota foi delegada a ela.

Para você acompanhar o andamento das tarefas e, por consequência, do projeto, basta solicitar aos colaboradores responsáveis que “marquem” a tarefa conforme forem realizando-as.

Veja como liderar uma equipe.

Desta forma, você consegue não somente entender o andamento do projeto, como consegue ter uma visão real da tarefa que está tomando o tempo da equipe e consegue ter uma noção da performance do colaborador responsável.

Após muitos projetos (ou Notas) criados, o seu aplicativo estará mais ou menos assim:

Veja como liderar uma equipe.

Configurações

Além das possibilidades acima, você pode utilizar o Google Keep para situações diárias, listas e anotações pessoais. Você também pode escolher a forma que deseja a exposição das Notas e a cor dela. Por fim, você pode utilizar a versão Web, que é tão boa quanto o aplicativo e possui uma ótima sincronização. Isto é, tudo o que você escreve pela Web, aparece no seu app fração de segundos depois.

Ainda não convenci você a instalar o Google Keep? Pois bem, a palavra-chave do texto vem agora: gratuito. O app que ajudará você na tarefa de liderar a sua equipe é totalmente de graça. Ou seja, você consegue utilizá-lo de forma integral, sem “valores adicionais” para determinadas funcionalidades.

No entanto, é importante que você compreenda que o Google Keep não é um gerenciador de tarefas. Se você lidera um grupo maior de pessoas, que possuem diferentes tipos de tarefa e você precisa entender um pouco mais sobre a etapa de cada uma delas, meu amigo, você precisa de uma ferramenta como o Trello.

Trello, um gerenciador de tarefas eficiente

Ao contrário do Keep, que pode ser utilizado como gerenciador de tarefas, o Trello é um gerenciador nativo. Ou seja, ele foi criado com o intuito de ajudar o usuário a organizar detalhadamente todas as etapas de uma tarefa.

É por isso que, à primeira vista, ele pode parecer meio complexo, até confuso. Mas se você ultrapassar a barreira da linguagem, que é bastante técnica, terá em mãos uma grande ferramenta e poderá utilizá-la entre a equipe e até como forma de comunicação com o cliente.

Por ser bastante completo, o Trello possui três versões: Grátis, Business Class e Enterprise que podem ser acessadas em iOS, para Android e na versão Web. Você escolhe de acordo com sua necessidade financeira e operacional. Como estamos falando de ferramentas eficientes, é claro, mas gratuitas, vamos explorar a opção Grátis.

Veja como liderar uma equipe.

Nesta versão, você pode criar quadros, listas, cartões, adicionar membros, montar checklists e pode anexar quantos arquivos desejar. Inclusive, pode inserir eles através do Google Drive ou qualquer outro tipo de armazenamento em nuvem.

Mas, antes, vamos considerar a seguinte situação: você é líder de uma equipe composta por mais de 5 pessoas que, além de interagir com você, precisa interagir entre si, através de arquivos compartilhados, listas etc. Obviamente o Google Keep não será suficiente, mas o Trello atenderá muito bem sua necessidade por possuir muitas opções atribuíveis.

Passo a passo

Em termos práticos, você cria um quadro como se ele fosse uma tarefa específica e destina ela a um “time”, também conhecido como grupo, departamento ou setor. Exemplo, setor de Recursos Humanos de uma empresa. Confira na imagem abaixo:

Veja como liderar uma equipe.
Dentro deste quadro, você tem a possibilidade de criar listas que podem ser compreendidas como etapas de uma tarefa.

Veja como liderar uma equipe.

Dentro destes quadro, você cria cartões que também podem ser entendidos como ações de determinada tarefa – o que você precisa fazer para realizá-la. No cartão, conforme imagem abaixo, há inúmeras opções de inserção de conteúdo. Você pode interagir através de comentários com as pessoas envolvidas, pode compartilhar imagens, realizar checklists e até trabalhar com datas de entrega e etiquetas.

Veja como liderar uma equipe.

Em suma, com o Trello você conseguirá disponibilizar à sua equipe uma ferramenta poderosa de organização. Se ela for bem utilizada e bem aceita, certamente a produtividade das pessoas aumentará e você terá boas experiências de comunicação e um histórico completo de tudo o que já foi realizado pelo time. Se você precisar fazê-la novamente, já saberá como evitar os possíveis erros e manter o que deu certo.

Depois de um tempo de uso, o seu board estará mais ou menos deste jeito:

Veja como liderar uma equipe.

Gestão de Equipes

Nem Google Keep, nem Trello? Bom, aí você precisa de uma ferramenta específica, completa (e provavelmente mais complexa) de gestão de equipes. A Vivo Gestão de Equipes é uma boa opção. Com ela, você consegue acompanhar em tempo-real a localização e o rendimento do colaborador; estabelecer uma comunicação através de mensagens e gerar relatórios que indicam quais colaboradores se destacaram. E faz tudo isso através de um aplicativo.

Assista ao vídeo para mais informações:

E siga conosco aqui no Vivo Tech para mais informações sobre tecnologia! Até a próxima!

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